Предлагаю вам перевод статьи, в которой голливудский актер, специалист по спецэффектам, ведущий  популярного в Америке телешоу «Разрушители легенд» и автор книги Каждый инструмент — молоток Адам Сэвидж рассказывает о силе списков и чекбоксов.

Если бы раньше, когда я был молод, вы бы мне сказали, что необходимо составить список дел, прежде чем взяться за проект, я бы не стал вас даже слушать. Списки, как я считал, — приговор для креативности! Думаю, многие творческие люди смотрят на списки именно с такой позиции. Но вот в чем подвох: списки являются неотъемлемой частью любого масштабного проекта. Списки в сочетании с чекбоксами привнесут порядок даже в самый сложный и хаотичный проект.

Умение составлять полезные списки — навык, который я оттачивал на протяжении всей своей жизни. Началось все с ранних лет, когда беспощадный юношеский энтузиазм и любопытство толкали потреблять максимальное количество информации на интересующую меня тему. С годами и опытом работы в графическом дизайне, мои списки стали более утонченными. Эта работа учит тебя транслировать важную информацию самым быстрым и доступным образом. Чтобы списки отвечали своей цели и доносили необходимую мне информацию в нужный момент, они должны быть четкими и краткими.

Работа в сфере графического дизайна помогла мне усовершенствовать свой подход к составлению списков, оформлять информацию схематически, использовать диаграммы и перекрестный ссылки. Не поймите меня неправильно, мои списки и раньше выполняли свою работу. Плохой список лучше никакого. Но чем четче становились записи, тем легче было ими пользоваться, и тем продуктивнее я становился. Затем в 1998 году я начал работать в студии Industrial Light & Magic проектировщиком моделей для фильма «Звёздные войны. Эпизод I: Скрытая угроза». Тогда я сделал огромный скачок в навыке составления списков. Я открыл для себя чекбоксы.

Когда я только пришел в компанию, чекбоксы уже были общепринятой практикой в команде. Я впервые обратил на это внимание, когда в самом начале работы мой менеджер Брайан Гернан составлял для меня список задач на день. Рядом с каждым пунктом он рисовал небольшой квадратик. Часть из них была закрашена, некоторые заштрихованы лишь наполовину, другие же остались пустыми. Я спросил, что это все значит, и он мне объяснил следующее:

●      Если задача была выполнена, мы закрашиваем соответствующий квадратик.
●      Если задача была выполнена частично, надо заштриховать половину квадратика по диагонали.
●      Пока  к выполнению задачи не приступили, поле остается пустым.

Брайан — один из лучших менеджеров, которые у меня когда-либо были. Он управлялся с десятками и сотнями рабочими в мастерской студии. В работе над таким масштабным проектом как художественный фильм приходится сталкиваться с to-do листами на день, неделю и даже месяцы, а некоторые производственные процессы идут годами. Число мельчайших деталей, упомянутых в этих списках, колоссальное. В перспективе всего фильма — число просто гигантское. Брайан, как менеджер всего проекта, мог легко погрязнуть во всех этих деталях. И тем не менее, эта техника с тремя видами чекбоксов позволяла ему быстро оценить прогресс по каждому из направлений в любой момент времени.

Простота и эффективность этой техники поразила меня, особенно, когда требовалось оценить статус проекта по мере продвижения к цели. Главная ценность списка в том, что он высвобождает ресурсы для креативного мышления. Вместо того, чтобы держать всю информацию в голове, простой листок бумаги раскладывает по полочкам весь объем работы и подсказывает, в какой точке вы в данный момент находитесь.

Я интегрировал систему с чекбоксами в свой рабочий процесс в тот же момент, и это навсегда изменило качество моей работы. С того дня, каждый мой рабочий день начинался с составления списка задач и чекбоксов. Я смотрел на список со вчерашнего дня и переносил на новый лист лишь незавершенные и нетронутые задачи. Это стало отличным способом осмыслить мою работу в разрезе дня, недели и проекта целиком. Я настолько скрупулезно относился к ведению списков и отслеживанию прогресса, что порой это становилось поводом для подколов со стороны коллег. Как-то я пришел на работу и по привычке начал переносить невыполненные задачи в новый список, тогда я увидел в своем списке пункты вроде «Купить обед Майку Линчу» или «Дать Брайану 10 долларов».

Мне сложно переоценить важность чекбоксов. Как вы могли догадаться, лучшая часть to-do листа — это вычеркивать выполненные пункты. Но когда вы перечеркиваете их ручкой, то порой сложно прочитать и в будущем вспомнить, над чем вы работали. Так теряется информативность списков. В то время как чекбоксы позволяют вычеркнуть пункт из списка и при этом не нарушать его целостность.

Чекбокс снимает напряжение присущее творческому процессу. Такой список помогает оценить масштаб проекта, его вес и ценность в мире и при этом проанализировать динамику работы. Динамика — ключ к завершению масштабных проектов.

Динамика отражает не только физическое продвижение по проекту, но и эмоциональное. Я черпаю столько энергии из закрашенных квадратиков, что порой вношу в список то, что уже выполнил, чтобы количество заполненных клеток превышало количество пустых. Ощущение поступательного прогресса подталкивает меня с энтузиазмом браться за монотонные задачи или масштабные проекты, у которых порой не видно конца. Во время работы на студии таких задач было огромное множество. Начиная от крана в шесть футов высотой и размером с небоскреб, который мы делали для рекламного ролика банка, — 80 часов лазерной резки и недели сборки, до док-станции для фильма «В поисках Галактики», которая включала в себя тысячу окон, за каждым из которых скрывалось изображение пришельцев.

Есть что-то в том, чтобы не просто двигаться в моменте, а создавать эту самую движущую силу и наращивать импульс. Это то, что заставляет мчаться меня в студию каждое утро, изо дня в день. Я уверенно стою на своем пути, и мой разум, и проект двигаются в правильном направлении. Звучит смешно, но таким образом я стал локомотивом для самого себя. Я думаю, каждый, кто занимается творчеством, должен уметь сам себя мотивировать. Вы не можете постоянно рассчитывать на внешние источники мотивации и импульсы. Однажды вы упретесь в тупик или застрянете на полпути, и у вас не будет другого выбора, как самостоятельно создать себе источник мотивации для продолжения работы. Список задач, большая часть из которых выполнена, может стать тем стимулом, который наполнит вас энергией в подобный момент.

Как я составляю списки

Есть известная гаитянская пословица про преодоление трудностей — за горами горы. Эту мудрость легко применить на практике. За каждым списком стоит список. Это утверждение верно для любого проекта — от простого к сложному.

За годы работы я выработал свою систему.

Шаг первый: Склад идей

Мой метод составления списков не подразумевает то, что вы составляете один список на каждый проект. Вы составляете целую серию списков, и они помогают вам разобраться в происходящем.

Первые списки помогают осмыслить масштаб предстоящих работ. Все начинается с вываливания всех идей на бумагу. Я сажусь за стол дома или в студии и выписываю все, что придет мне в голову, все, что как-либо связано с проектом. Список получается запутанным, но в этом и весь смысл.

Первый шаг на пути к цели всегда сбивает с толку. Мастер историй Эндрю Стэнтон, сценарист «Истории игрушек» и режиссер «В поисках Немо» и «В поисках Дори» рассказал мне о том, как он справляется с первым этапом. Недавно он выступил консультантом одного проекта и общался с командой, которая только взялась за амбициозную работу. Он сказал им: «Можем мы все сейчас согласиться, что это будет полный отстой? О чем бы мы сейчас не говорили, как бы воодушевлены не были, давайте примем тот факт, что будет полный хаос». Все были поражены и не понимали, было ли это критикой всего проекта или что. Эндрю объяснил, что каким бы сложным не был проект, материал на первых стадиях разительно отличается от конечного продукта. Он хотел снизить градус давления на членов команды, которые считали, что качественный продукт должен получаться с самых первых попыток.

Это применимо к любому проекту. Марк Фрауэнфельдер, главный редактор журнала Make, настаивает на том, что «необходимо пройти как минимум шесть итераций, прежде чем проект можно будет показывать другим». То, что я называю свалкой идей, Марк называет «сырой черновик».

Вот как бы выглядел мой список идей, если бы мы брались с вами за создание спецэффекта с лучевой пушкой:

Это черновой список. Без наведения порядка и признания факта, что каждый из элементов включает в себя еще множество компонентов, остается только полная неразбериха. Неразбериха, которая бы иначе происходила у вас в голове. Глядя на этот список, у меня возникает ощущение схожее тому, когда я уезжаю на пару дней, а дети остаются дома, и вот по возвращению я захожу на кухню. Это место стихийного бедствия. Это даже не передать словами. Я знаю, что мне необходимо сделать, но я ошеломлен от одного только количества задач.

Не поймите меня неправильно, список идей — это очень полезный список, однако не в такой форме. Это лишь первый шаг на пути к ясности.

Шаг два: Большие куски работ

Второй шаг состоит в том, чтобы разложить список на блоки, которые поддаются управлению. Если посмотреть на список идей для лучевой пушки, то сразу видно, что там перечислены очень обширные задачи. Поэтому сразу после того, как я составил список идей, я начинаю расписывать его и на этот раз в более схематичной форме.

Шаг три: Продолжаем раскладывать задачи

Разложив и предварительно организовав задач по категориям, я приступаю к подкатегориям. Возьмемся за первый блок задач «Ружье»‎. Задачи, относящиеся к этой категории можно разложить на три подкатегории (1) корпус, (2) электроника, которая в него входит, и (3) графика, которая его окружает.

На этом этапе масштаб проекта раскрывает себя в полном размере. В тоже время на меня находит чувство расслабления. Бессвязный список идей постепенно превращается в упорядоченный, последовательный список задач.

Так я подхожу ко всем проектам. Подобным образом я приступал к работе над книгой. С помощью подобных списков организую переезд в новый дом, собираю вечеринки, отправляю подарки. Составление списков — для меня лучший способ снизить количество стресса в жизни, не считая медитации.

Однако будьте осторожны. В какой-то момент можно потерять себя в бесконечных списках. Чем больше элементов вы будете вносить, тем больше подкатегорий начнете придумывать. В какой-то момент надо просто перейти к действиям.

Шаг 4: Погружаемся в процесс

Я редко начинаю с самого начала. Обычно я просматриваю список с подкатегориями и выбираю самую сложную задачку. Задачку, к которой, кажется, невозможно подступиться. И как только я нахожу решение, тогда я приступаю к работе. Я выбираю такой путь по трем причинам:

●      Я не хочу, чтобы к концу проекта меня застала врасплох проблема, на решение которой уйдет много времени.

●      Решение самой сложной задачи из списка придает мне мотивации с самого начала. Тогда как если бы я наткнулся на такую задачку в середине пути, она могла бы меня сбить.

●      Мне нравится оставлять на конец более легкие задачи.

Это один из способов справиться со стрессом, который окружает сложные проекты. Справьтесь со сложными вещами, и призраки пустых чекбоксов будут не так давить на вас.

Шаг 5: Еще больше списков

Вы подготовили главный список задач и начали работу над проектом, но составление списков на этом не заканчивается. Вы в самом начале пути. Проблемы, детали, о которых вы и не догадывались. Со всем этим помогут справиться списки.

Я составляю списки почти каждый день для каждого из проектов, над которым работаю в данный момент. В течение дня я выполняю задачку за задачкой, закрашиваю квадратики и могу наглядно видеть, как эффективно проходит мой день.

Всегда будут задачки, которые я не смогу выполнить в тот же день. Порой я начинаю и бросаю задачки, берусь за другие. Это естественно для амбициозных проектов. Часто разные части проекта зависят друг от друга. Подробная комбинация из списков позволяет заменить все взаимосвязи и визуализировать динамику прогресса, что в свою очередь убережет вас от разочарований и спадов мотивации.

Шаг 6: Отложите все на какое-то время

Все, что я написал о составлении списков, относится к управлению проектами, изменениями и анализу прогресса. Но есть еще один список, который я регулярно составляю отдельно от всех остальных. Это список, который я составляю, когда нахожусь вдали от студии и привычных инструментов, что бывает достаточно часто в эти дни. Я составляю подобный список в самолетах, залах ожидания, кофейнях. Это список, за который я берусь, когда бросаю начатый проект.

Я часто бросаю работу над проектом по разным причинам. Жизненные обстоятельства, путешествия, телешоу, более приоритетные задачи, множество других причин. Я откладываю работу на дни, а то и года. В таких случаях, я считаю необходимым составить список того, в какой точке я нахожусь в данный момент:

●      Что было сделано.
●      Что я планировал сделать дальше.
●      Что необходимо выполнить, прежде чем приступить к следующим шагам.

Чекбоксы здесь жизненно необходимы, особенно, если я планирую через какое-то время вернуться к проекту. Я хочу видеть, что я преодолел уже значительную часть пути, когда буду в очередной раз начинать работу над проектом.

Оригинал статьи на Wired.com

Саморазвитие #Инструменты #Планирование #Продуктивность #списки