Эффективным быть очень даже непросто. Иногда кажется, что в происходящем вокруг нет никакого смысла. Или вы сами ничего не смыслите, или все в сговоре против вас.

Возможно, в этом есть доля правды. Я перевела для вас статью Эрика Баркера, в которой он задает вопросы Дэну Ариели — профессору психологии и поведенческой экономики Дюкского университета, автору бестселлеров, переведенных на несколько языков, в том числе изданных в России.

Книги Дэна Ариэли, изданные в России:

1. Предсказуемая иррациональность: Скрытые силы, определяющие наши решения

2. Позитивная иррациональность: Как извлекать выгоду из своих нелогичных поступков

3. Вся правда о неправде: Почему и как мы обманываем

Дэн Ариэли — король иррационального поведения. Не то, чтобы он был иррациональнее, чем вы или я, но он посвятил изучению этого явления бесчисленное количество времени.

Я спросил Дэна, как мы можем улучшить навыки управления временем, как быть эффективным и успевать совершать большее количество дел. Вот что он мне ответил.

1. Мир работает против вас

Это не теория заговора, шапочка из фольги вам не понадобится. Но стоит помнить, что мы проводим большую часть нашего времени в среде, имеющей свои собственные интересы относительно нас.

Билборды и телевизионная реклама хотят, чтобы мы покупали. Ссылки в Интернете — чтобы мы перешли по ним. Оповещения на вашем смартфоне заманивают нас.

Если вы начнете следовать всем указаниям, которые поступают к вам извне, то быстро станете бедным, помешанным и постоянно отвлекающимся.

Такое ощущение, что мы окружены коварными ворами: ворами нашего времени, внимания и продуктивности.

При помощи чего карманные воры крадут ваши вещи? Отвлекающие маневры!

Посмотрите видео (Ограничены во времени? Перемотайте на 5:35, чтобы убедиться, насколько легко нас отвлечь).

Перевод выступления на сайте ted.com

2. Контролируйте свое окружение, иначе оно начнет контролировать вас

Естественно, мы не можем контролировать наше окружение постоянно. Но у нас намного больше возможностей для контроля, чем мы обычно используем.

Если вы избавитесь от отвлекающих факторов и начнёте регулировать свой календарь, вы сможете убедиться, что ваша среда благоприятствует продуктивности.

Что общего у всех наиболее продуктивных программистов? Это не опыт, зарплата или часы, проведенные за работой над проектом. У них есть работодатели, создавшие атмосферу свободную от раздражителей.

А вот вам еще такой пример. Недавно Google провел эксперимент. В нью-йоркском офисе M&M’s лежали в корзинках. Вместо этого, они положили конфеты в чашки с крышками. Чтобы поднять крышку, не требуется много усилий, однако это сократило потребление M&M’s в офисе на три миллиона конфет в месяц.

3. Записывайте все

Мы все знаем, в какой степени наш мозг склонен ошибаться. И, несмотря на это, ежедневно доверяем себе в запоминании информации. А жаль.

Недавно Дэн Ариели принял участие в разработке приложения — умного календаря Timeful. Его исследование показало, что:

• Большинство людей не записывают то, что им необходимо сделать.
• Если вы записали задачу, вероятность того, что вы её выполните, повышается.

Поймите, какие дела делают вас более счастливыми, и чаще вносите их в свой дневной график.

Звучит до глупого просто, не правда ли? Однако исследования показывают, что мы не делаем этого.

Итак, вы записали все, что необходимо сделать. Теперь следует идти по списку? Конечно же нет.

4. Важно что и когда вы делаете

Все часы созданы неравными. Что показывают исследования Дэна о наших пиках продуктивности?

У вас есть окно из двух, двух с половиной часов часов пиковой продуктивности каждый день. Они начинаются через пару часов после пробуждения.

Это те часы, которые лучше всего посвятить работе над проектами, требующими наибольшего внимания. Большими проектами. Вещами, которые действительно имеют значение.

Чем в действительности чаще всего занимаются люди в этот отрезок времени? Правильно, проверяют электронную почту и читают Facebook.

Вам необходимо оградить эти часы для действительно важных проектов. Организуйте этот период дня как «забронированное время». Выводы Дэна соотносятся с другими исследованиями, которые подтверждают: первые 2,5-4 часа после пробуждения — это период, когда ваш мозг наиболее активен:

Рой Баумейстер, эксперт в вопросах воспитания силы воли и автор книги «Сила воли: Открытие заново величайших сил человека» указывает на то, что раннее утро — это еще и период, когда мы наиболее дисциплинированы: «Чем дольше люди бодрствуют, тем больше возникает проблем с самоконтролем. Большинство вещей идут под откос по вечерам. Диеты нарушаются вечерними перекусами, а не во время завтрака или в первой половине дня. Большинство импульсивных преступлений совершено после полуночи».

Исследования жизни гениев показывают, что большинство их лучших работ были выполнены в первой половине дня.

Разобрались: нам следует формировать наше окружение и защищать пиковые часы. А чего нам делать не следует?

5. Четыре всадника апокалипсиса производительности

Исследования Дэна Ариели выявили четыре вещи, на которые люди тратят больше всего времени:

• Встречи и совещания

Мы все знаем, как могут стать пожирателями времени. Какое есть решение?

Организовывайте ваше рабочее время в календаре. У вас есть презентация, над которой надо поработать? Определите для этого несколько конкретных часов в течение дня и защищайте это время. Если же вам пытаются назначить встречу на это время, вы можете сказать, что это входит в конфликт с вашими интересами.

Вопреки распространенной рекомендации, в календарь стоит записывать и привязывать ко времени все действительно важные дела, а не только отвлекающие факторы: такие как звонки и встречи.

• Электронная почта

Большинство людей тратят слишком много времени на проверку своих почтовых ящиков.

• Мультизадачность

Отложите в сторону все отвлекающие факторы и фокусируйте внимание на одной задаче за раз. Мультизадачность понижает уровень продуктивности.

• Структурированная прокрастинация

Многие из нас пользуются различными списками дел на день, неделю, месяц, год. Мы считаем, что это структурирует нашу жизнь, рабочий процесс... Мы проводим какое-то время, разбирая свои дела, раскладывая их по полочкам. А что если это всё — лишь самообман? Дэн Ариэли ставит под сомнение необходимость составления таких списков.

Вот видео, в котором Дэн объясняет сущность структурированной прокрастинации. Мы перевели его для вас:

Одна из основных проблем, связанная с тайм-менеджментом, — проблема прокрастинации. Так что же такое прокрастинация? Прокрастинация — это когда мы хотим достичь целей, но не сейчас. На данный момент у нас есть другие дела, которые кажутся более важными, срочными и так далее.

И не только это. Мы ошибочно думаем, что в будущем всё будет иначе. Мы говорим себе что-то вроде: «Сейчас я действительно хочу посмотреть этот баскетбольный матч. Я знаю, что я должен выполнить некий проект. Я отложу его на завтра. И завтра я точно буду в настроении работать над этим проектом». Нет. Завтра у меня все еще будет желание заняться чем-нибудь краткосрочным и веселым.

Другое дело в том, что технологии усугубляют положение, создавая такой термин как структурированная прокрастинация. Что же такое эта структурированная прокрастинация? Это наше умение ничего не делать, в то время как мы чувствуем, что чем-то заняты.

Например, мы чистим ящик входящих сообщений, раскладываем вещи в определенном порядке, читаем про правильное составление списков. Все эти занятия дают нам чувство, что мы достигаем чего-то, тогда как это совсем не так.

Если что-то не является вашим приоритетом на данный момент, это не станет приоритетом вашей жизни.

Что ж, вы прогрессируете. Вы более продуктивны в течение дня. Но мы все когда-нибудь устаем или начинаем скучать. Что лучше всего тогда сделать?

6. Нет, вам не нужен перерыв для проверки электронной почты

Вы говорите себе, что вам необходим перерыв для проверки электронной почты. После этого вы будете обновленными и готовыми работать лучше. Но проблема в том, что это не так.

На то, чтобы втянуться в работу, а так же чтобы забыть о ней, требуется время. Смена задач требует когнитивных расходов, что уменьшает вашу эффективность.

Хотите факты? Периодическая проверка почтового ящика может временно понизить ваши интеллектуальные способности сильнее нежели воздействие наркотических средств.

Некоторые из вас говорят: «Но мне необходимо проверять электронную почту!» Да, вам необходимо. Но, скорее всего, не так часто.

Как говорит автор книги «Хватит мечтать, займись делом! Почему важнее хорошо работать, чем искать хорошую работу» Кэл Ньюпорт: «Малая работа — та, что помогает вам избежать увольнения. Глубокое погружение в работу — это то, что обеспечивает вам продвижение».

Электронная почта является примером той самой «малой работы». Мы отправили человека в космос без всякой электронной почты. Так что ваша электронная почта может подождать, пока вы заняты действительно важными вещами.

Давайте обобщим советы Дэна

1. Мир не создан помогать вам достигать ваших долгосрочных целей. Если вы останетесь пассивными, вы не сможете добиться того, что хотите.

2. Контролируйте свое окружение, иначе оно начнет контролировать вас. Оптимизируйте ваше рабочее место в соответствии с вашими целями.

3. Записывайте свои дела в календарь. Вы с наибольшей вероятностью выполните то, что уже записали.

4. У вас в распоряжении около двух часов, когда ваша продуктивность находится на пике, обычно это раннее утро. Приберегите это время для самых важных дел.

5. Встречи, электронная почта, мультизадачность и структурированная прокрастинация — наибольшие пожиратели времени.

6. Нет, вам не требуется перерыв для проверки электронной почты. Переключение с одной задачи на другую понижает вашу эффективность, так как мозгу требуется время, чтобы перефокусироваться.

Вы не должны отчитываться за каждую минуту. Вам не стоит переживать из-за каждой бесцельно прожитой секунды. Этот пост создан с целью помочь вам в работе над собой.

Все мы не без греха. Когда я спросил Дэна о его балансе между работой и жизнью, он ответил: «Я борюсь с этим каждый день. Я отвечаю на вопросы этого интервью в субботу».

Никто не идеален. Но с этими советами от Дэна мы все можем улучшить свои навыки управления временем.

Саморазвитие #Планирование #прокрастинация #Тайм-менеджмент #Эффективность