Что делать, если вы уже пробовали разные планировщики и инструменты планирования, но все равно не успеваете выполнять все, что запланировали?

Выбрать самый доступный инструмент, которым удобнее всего пользоваться, и создавать собственную систему, постепенно совершенствуя ее от простого к сложному.

Что нужно учитывать, составляя план на день:

1. Вначале вносим в  расписание «большие камни», потом более мелкие дела.

2. Главное время — приоритетным задачам.

3. Тренировать «глазомер» — заранее представлять, сколько времени понадобится для выполнения той или иной задачи.

4. Отдых тоже нужно планировать.

5. План должен быть записан и быть на виду/под рукой.

Ваши методы планирования и вид ваших планов будут много раз меняться. Это нормально. Почитайте, что пишет про эволюцию своей системы планирования участница «Стодневки» Анна Яковлева:

— Уже больше полугода экспериментирую с планированием дня. Приведу тут хронику — как постепенно Google-календарь становился инструментом для планирования.

Раньше календарь был просто для каких-то внешних встреч по работе.

Осенью я начала выделять в календаре разные детские и семейные дела — типа «еду за детьми в школу» и т.п. На самом деле я таким образом просто закрывала время для тех, кто пытался назначить со мной встречу через календарь.

Весной, как раз на старте прошлой стодневки (тогда начался карантин, дети перестали ходить в школу, мы уехали на дачу), я стала выделять в плане время на работу. Просто чтобы и я, и все домашние знали — в это время я работаю и отвлекать меня нельзя. Мне это тогда очень помогло выстроить новый график (прежде я занималась своими рабочими задачами, пока дети в школе). Через какое-то время я подвинула все рабочие планы на «сильное» время дня, чтобы освободить вечера для семьи и творчества.

Следующий шаг — я стала не просто выделять «рабочее» время, а планировать временные окна под конкретные задачи. Это оказалось настоящим прорывом, потому что показало, наконец, наглядно — я не всегда верно оцениваю, сколько мне нужно времени на ту или иную рабочую задачу. Я стала по утрам выделять эти блоки, а потом по ходу дня корректировать по времени. Две недели в экспериментальном режиме дали мне массу пользы: теперь я точно знаю, сколько я трачу времени на написание ежедневного поста, на письмо для рассылки, на подготовку к консультации и т.п. Сбоев с планами стало меньше.

После того, как я начала двигать время разных рабочих задач, я стала записывать и другие вещи, которые делаю в течение дня. Вообще, это была такая «слепая зона»: я никогда не выделяла время на домашние дела и не знала точно, сколько они занимают времени. Теперь же точно знаю, сколько нужно, чтобы приготовить обед, сходить в магазин и т.п. И этот блок дел теперь есть в календаре — на них запланировано время. А еще появилось время на «утренние рутины» и «вечерние рутины». И блок «отдыхаю» в разные моменты дня (удалось отследить, когда мне это нужно).

Примерно месяц назад ввела в расписание еще два ежедневных блока: развитие (тут читаю, фрирайтинг, учусь и т.п.) и час дел по моим проектам (не текучка). Удовлетворения стало больше — а том все обязательства да обязательства.

Разделила дела по проектам на «фокусные» (в первой половине дня, после «развития») и «буферные» (полчаса в конце дня).

Последний на сегодня шаг: я начала записывать дела (главным образом рабочие) не в планировщик, а сразу в календарь. Фиксирую, сколько по времени это займёт, и ставлю на определённую дату и время дня.

Я очень довольна своей системой сейчас. Пожалуй, самое важное, что я получила — я теперь не беспокоюсь! Раньше с утра в голове крутилось «это не забыть, это… а вдруг не успею…».  Или длинный список задач в планировщике — не чувствовала их, какой масштаб и т.д.

Теперь точно знаю, когда что буду делать. И уверена, что мне точно хватит времени.

★ Почитать в «Жить интересно!» об опыте использования Google-календаря для планирования

• Гульнара Эмирали — Эволюция отношений с Google. Мой минимальный набор инструментов
• Илья Коноплёв – Google-календарь для планирования в режиме многозадачности
• Елена Трускова — Google-календарь для личных дел
  
• Игорь Вознесенский — Почему Google — лучшая среда для тех, кто бережет время

★ Пройти марафон «Осознанное планирование» с Дарьей Игнатович

Саморазвитие #Планирование