Странно, но во многих книгах по тайм-менеджменту принцип Парето совсем не упоминается. Вместе с тем, этот закон является мощнейшим инструментом организации времени.

Впервые идея 20/80 была сформулирована более 100 лет назад итальянским экономистом и социологом Вильфредо Парето. Смысл этого эмпирического правила заключается в том, что 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата. Не правда ли, звучит парадоксально?

Путь к утроенной продуктивности

Однажды моим попутчиком по купе был видный научный сотрудник, ехавший во Францию на конференцию по ядерной энергетике. До встречи со мной он ничего не слышал про принцип 20/80 и был восхищен, что такой закон существует. Сосед по купе тут же проанализировал различные ситуации и пришел к однозначному выводу, что в его жизни и работе закон Парето действует ежедневно. Единственное, о чем он сожалел, так это о том, что раньше не открыл для себя это гениальное правило. Потому, что, зная его, работать становится легче, а жить — интереснее. И наоборот — жить легче, а работать — интереснее.

Многие познакомились с принципом Парето еще в юности. Правда, знакомство это происходило по наитию, неосознанно. Но очень эффективно. Так появлялись друзья на всю жизнь. Это друзья детства. Мы не делали ничего сверхъестественного для того, чтобы познакомиться и поддерживать отношения. Все происходило само собой. Зимой мы вместе выходили во двор играть в хоккей, а летом в футбол. Мы просто встречались и гуляли, ходили в кино и играли на гитаре. Сейчас очевидно, что это и были те 20 % неосознанных усилий, которые приносили ощущение абсолютного счастья.

Закон Парето связан не только с распределением усилий, но и времени. Соотношение является примерно таким же: на 20 % затраченного времени выполняется 80 % стоящих задач, а за 80 % оставшегося времени — только 20 % задач. Исходя их эьтой пропорции логично выделять эти самые продуктивные часы на решение задач категории А и В матрицы Эйзенхауэра (важные и срочные, важные и несрочные), то есть ее первых двух квадратов. Оставшиеся 80 % времени можно потратить на другие дела, особо не переживая за то, что они решаются не так быстро и легко. Какие это могут быть дела? Поездки, переговоры, телефонные звонки, работа с электронной почтой и т.п.

Истинным докой в области управления временем был Уинстон Черчилль. Он в совершенстве владел принципом 20 на 80, благодаря чему за свою длинную и насыщенную событиями жизнь успел чрезвычайно много. В чем Черчилль не ошибался так это в организации своей жизни. Он не жил ради работы, а работал ради жизни.

Удивительно, но Черчилль по-настоящему уделял рабочим вопросам в среднем всего 2-3 часа в день. И этого ему хватило, чтобы войти в историю в качестве наиболее эффективного и работоспособного английского политика. К тому же он еще был профессиональным и очень успешным писателем. Об этом говорит хотя бы тот факт, что в 1953 году он стал лауреатом Нобелевской премии по литературе. Англичане считают Черчилля величайшим британцем в истории. Конгресс США в 1963 году, еще при жизни Черчилля, принял решение о присвоении ему статуса почетного гражданина Соединенных Штатов Америки. Очень немногие удостаивались такого почтения и международного признания.

Так было не всегда. В аттестационной ведомости по поведению Брайтонской школы, где он одно время учился, напротив фамилии Черчилля была следующая запись: «Количество учеников в классе — 13. Место — 13-е». Вряд ли это можно внести в его актив. Да и в дальнейшем обучение давалось с трудом. В Королевское военное училище в Сандхерсте Черчилль смог поступить только с третьей попытки. Но и среди поступивших у него был всего 92-й результат из 102. Успехи начались сыпаться как и рога изобилия, когда Черчилль осознал ценность времени. А его известная фраза о том, что «Время — плохой союзник» относится к тем, кто не имеет навыков жить во времени вовремя.

На себе действие закона Парето я заметил, когда находился на последнем этапе написания кандидатской диссертации. Нагрузка была большой, так как я не брал отпуска для защиты. Основная работа в следственных органах занимала практически все время. Но в это же время мне удалось писать статьи и публиковать их в серьезных изданиях, съездить на конференцию в Днепропетровск, написать много бардовских песен, победить с одной из них на международном конкурсе в соседней Польше, подготовить три десятка песен для записи альбома «Будущее лето» и т.д. В это же время в моей семье случилось радостное событие — родилась дочка Арина. В редкие минуты отдыха я находил время, чтобы сыграть с сыном Димой, с его тренером и его друзьями в настольный теннис. Дима профессионально занимался этим видом спорта и даже занимал какое-то место в республиканском рейтинге. А еще благодаря моей теще Нине Николаевне мне удалось капитально подготовиться к кандидатскому экзамену по юридическому английскому языку и сдать его на отлично. Остальные кандидатские экзамены по философии и своей юридической специальности я тоже сдал успешно. Но это было уже намного легче. Все это время по вопросам написания и защиты своей кандидатской диссертации я много-много раз ездил в Минск. Такие поездки я планировал после суточных дежурств. Садился в утренний поезд Брест-Минск, закрывал глаза. Открывал уже при прибытии поезда в Минск. Так уставал, что четырехчасовая поездка для меня казалась моментальным перемещением в пространстве. А еще некоторые сомневаются, что время течет для каждого из нас по-своему.

Но в Минске я успевал все и на обратный поезд никогда не опаздывал! У меня всегда обязательно был письменный план на день, который я составлял ночью. В этом плане, конечно, был зафиксирована главная цель поездки. Но также были перечислены и другие многочисленные задачи, которые обязательно надо было выполнять именно в эту поездку. Задачи были упорядочены по времени и по месту. Например, если в плане был пункт «заехать в Академию управления при Президенте Республики Беларусь», которая в итоге выступила оппонирующей организацией при защите моей диссертации, то под этим пунктом были записаны все возможные вопросы, связанные с этой Академией. Зайти на кафедру, встретиться с конкретным ученым, выяснить возможные сроки написания отзыва и т.д. При такой системе заблаговременной подготовки к поездкам мои достижения выгодно отличались от результа­тов тех, кто держал свои намерения в памяти.

Я сам искренне удивлялся своей расторопности. Ведь основные вопросы раз за разом без проволочек решались за несколько часов пребывания в столице. Правда, время для решения остальных проблем могло растянуться до вечера. Но закон Парето действует именно так.

Позже я уже осознанно использовал магическое действие принципа 20/80. Был такой случай. Рабочий день заканчивался, и я собирался по своим делам. Перед самым уходом мне неожиданного поручили составить памятку для сотрудников на производственную тему. Поручение было рассчитано на несколько часов сверхурочной работы. Но у меня таких планов не было. Поэтому я собрался, сконцентрировался, убрал эмоции и привлек на помощь закон Парето. Но поскольку очень хотелось уйти вовремя, пришлось подключить еще одну заготовку — эффект замедления времени. Я иногда пользуюсь этим ноу-хау, когда надо в очень сжатый временной промежуток вложить очень насыщенное содержание. До конца рабочего дня оставалось минут 15. Чудо, но я написал все основные пункты памятки и предъявил их, повергнув руководителя в недоумение. Как выяснилось, конечный результат ожидался не раньше завтрашнего утра. Качество выполненной работы устроило. Я ушел с работы вовремя.

Этот экстремальный опыт был мне крайне необходим, потому что я получил реальное подтверждение того, что закон Парето работает. А в совокупности с эффектом замедления времени вообще получается гремучая смесь.

Подлинное умение управлять временем — это отнюдь не умение подчинить себе его ход. Во-первых, объективно это невозможно. Во-вторых, такое желание даже и близко ничего не имеет к тайм-менеджменту. Но знать и использовать закон Парето в своей жизни для решения различных задач и проблем каждому мыслящему человеку совершенно необходимо.

Те, кто игнорирует закон Парето в силу незнания или по иным причинам, как правило, попадает в ментальную ловушку: человек прилагает неизмеримо больше усилий для достижения результата, чем того требуется. Про такие ситуации говорят: «микроскопом гвозди заколачивать» или «гоняться за мухой с кувалдой». Это ведет к разбазариванию ресурсов времени и сил. К тому же, при таких сверхусилиях результат может быть вообще не достигнут, что обидно вдвойне.

Закон Парето обладает свойством социальной объективности, не зависит от нашего отношения к нему, воли и желания. Это означает, что он начинает действие независимо от нашей воли и осведомленности о его существовании. Проявления этого чудесного закона многогранны. Очень важно словить момент, когда закон Парето начинает действовать. Не менее важно понять, когда его действие подходит к концу. Конечно, это удается не всегда. Но, если удается, в качестве награды вы получаете повышенную эффективность от вложения своих усилий. У меня получалось ощутить моменты прилива сил и работоспособности по утрам, до ухода на работу. Я заметил, что утром время для меня идет как-то по-другому, замедляя свой темп. В результате за небольшой утренний отрезок времени при незначительных усилиях я успевал сделать больше, чем в оставшуюся часть дня. Я удивлялся этому, но вновь и вновь пользовался этой тогда необъяснимой мне закономерностью. Оказывается, это было действие закона Парето.

Когда, спустя несколько лет, мне удалось найти объяснение этому феномену, я взахлеб рассказывал о законе Парето своим коллегам при любой возможности. Появляется выбор — можно спать до последней минуты, потом вскакивать, запихивать в в себя утренний бутерброд и стремглав лететь на работу. Крутиться весь день как белка в колесе и, в итоге, ничего не успев, чувствуя себя под вечер усталым и разбитым. А можно утром встать пораньше с хорошим настроением, словить действие закона Парето, быстро сделать важную интеллектуальную работу и весь день заниматься другими делами, зная, что главное уже сделано. Практически никто не знал про этот закон, эту закономерность, хотя среди коллег были люди с экономическим образованием. Именно на тот период пришлась моя встреча с физиком-ядерщиком в купе. Я находился в состоянии эйфории, которая передалась моему попутчику.

Сейчас, зная о существовании закона Парето, я могу варьировать и более гибко распоряжаться своим временем. Например, встав утром и проработав час-полтора, я могу снова лечь спать. Но за эти час-полтора я делаю основную часть важной работы, запланированной на текущий день.

Закон Парето справедлив для любой сферы деятельности. Но особенно ярко он проявляется в интеллектуальной работе. Речь идет, конечно же, о человеческой деятельности, а не об искусственном интеллекте. Компьютеры могут одинаково продуктивно работать на протяжении всего времени их функционирования. На них действие закона Парето не распространяется. Правда, компьютер можно запрограммировать на подобное распределение усилий. А у человека это происходит естественным путем. В этом главное отличие между компьютером и человеком.

В то же время, при продаже компьютеров закономерность 20/80 снова всплывает. Звучит она так: 20 % реализуемого ассортимента товара приносят 80 % прибыли, в то время как оставшиеся 80 % товара — лишь 20 % прибыли. Речь идет о планшетных компьютерах, нетбуках, ноутбуках. На одном из них я и пишу сейчас этот текст.

Где еще может проявляться закон Парето при выстраивании индивидуальной системы рационального использования времени и борьбы с его потерями? При подготовке и проведении совещаний. В большинстве случаев их время и количество может быть безболезненно сокращено на 80 %. Для того, чтобы оставшиеся 20 % приносили ожидаемый эффект, необходимо соблюдать ряд правил.

1. Заранее четко формулировать повестку дня, рассылать ее заинтересованным лицам. В повестке указывать регламент.

2. Информировать о необходимости подготовки выступлений исполнителей.

3. В информационном сообщении или объявлении о совещании указывать его стоимость, которая определяется исходя из планируемой продолжительности совещания, количества его участников и оплаты труда каждого участника за это время. Указать, что запланированное время совещания оплачивается за счет фирмы (предприятия, учреждения, организации). Дополнительная продолжительность совещания сверх регламента оплачивается из личных средств участников, по инициативе которых время совещания будет увеличено. В этом контексте полезно указать стоимость одной минуты предстоящего совещания.

4. Если выступающий на совещании докладчик говорит не по существу, не подготовлен к выступлению, не владеет информацией, переливает из пустого в порожнее, лишать его слова.

В этом плане интересен опыт семинаров, которые проводил Ландау по четвергам ровно в 11.00 в Институт физических проблем, где собирались физики из Москвы и других городов. Если в процессе доклада выяснялась несостоятельность работы, или автор (либо докладчик, реферирующий чужую работу) не мог объяснить существа дела, он безжалостно лишался слова.

5. Руководитель не должен бояться признавать свои ошибки, если они были допущены, и корректировать свои решения. Конечно, лучше всего это делать на совещании. Вопреки расхожему мнению, статус такого руководителя растет, а время, которое могло бы быть потрачено на продолжение выполнения ошибочных решений, экономится.

Умение прилюдно признавать свои промахи является чертой многих выдающихся личностей. Когда Нильс Бор выступал в ФИАН, то на вопрос о том, как удалось ему создать первоклассную школу физиков, он ответил: «По-видимому, потому, что я никогда не стеснялся признаваться своим ученикам, что я дурак...». Переводивший речь Нильса Бора Евгений Лифшиц донес эту фразу до аудитории в таком виде: «По-видимому, потому, что я никогда не стеснялся заявить своим ученикам, что они дураки...»...Сидевший в зале Петр Капица глубокомысленно заметил, что это не случайная оговорка.

6. Письменно фиксировать итоги совещания, сделанные поручения, порядок контроля, сроки исполнения, достигнутые договоренности. Итоги совещания в виде протокола, таблицы, выписок для заинтересованы лиц рассылать по электронной почте.

7. Следующее совещание начинать с рассмотрения результатов выполнения решений, принятых на предыдущем совещании.

Эффективность от таких совещаний будет в разы выше. И отношение к ним со стороны рядовых сотрудников измениться в положительную сторону. Иначе, как и многие неподготовленные и непродуманные мероприятия, совещания будут начинаться «за здравие», а оканчиваться «за упокой». Пустая трата времени при таком подходе практически исключена.

Следствие Храмова из закона Парето

При осознанном использовании закона Парето неизбежно возникает вопрос: что делать после того, как использовано 20 % самого эффективного времени? Ведь дальше дело движется с трудом. Можно ли 80 % оставшегося времени использовать так же эффективно, как и предыдущие 20? Можно. Используя свой многолетний опыт, я разрешил данную проблему и вывел следствие из закона Парето. Сначала долго пользовался своим ноу-хау. Потом, наконец, сформулировал его. Впервые это произошло на премьере тренинга «Вовремя» в Бресте 5 ноября 2013 года.

Мой ход рассуждений такой. Приложив 20 % усилий и потратив 20 % времени мы достигли 80 % результата. После этого наступает критическая точка, некий порог, за которым эффективность затраченных усилий резко снижается. Но если после обязательной паузы полностью переключить свое внимание на другое дело, которое в этот день еще не выполнялось, то закон Парето возобновляет свое действие еще в течение 20 % отпущенного на работу времени. После этого вновь наступает спад. Снова делаем паузу и в третий раз за день переключаемся на новое дело, занимаясь им те же 20 % времени и прилагая все те же 20 % усилий, достигая при этом 80 % результата. В часах и минутах картина выглядит так: если считать, что стандартный рабочий день длится 8 часов (без учета времени на обед), на три цикла возобновляемого действия закона Парето мы потратили всего 4 часа 48 минут, достигнув при этом 240 % ожидаемого результата! Поистине стахановские показатели!

Можно, конечно, в четвертый раз за день возобновить действие закона Парето. Но, как правило, вполне хватает и трех циклов его действия в течение суток. Более трех раз я использую этот эффект только в периоды повышенной нагрузки. Такие периоды время от времени встречаются в моей работе.

Вывод из сказанного такой: при смене объекта приложения эффект от применения закона Парето повторяется!

Благодаря своему открытию мне всегда удавалось совмещать несовместимое — творчество, учебу, службу и науку. Во всех этих отраслях я добился значительных успехов.

В качестве дополнительного эффекта использования моего следствия из закона Парето — эффект давления дел, который возникает при переключении фокуса внимания от одной сферы к другой. Одно дело подталкивает другое, повышая качество выполняемой работы и создавая здоровое возбуждение всего организма.

И в завершении еще об одной важной закономерности. Лейтмотивом является все то же утверждение о том, что только небольшая часть наших усилий дает наибольший результат, так как только часть наших действий является по-настоящему эффективной. Анализируя практику применения принципа 20/80, я вывел и второе следствие из закона Парето. Оно не столь революционное. Но знание этого следствия также поможет лучше организовать дела и повысить свою личную эффективность. Следствие такое — достигнув 80 % эффективности и потратив более 20 % времени для достижения определенного результата, вы продвинетесь к намеченной цели не более, чем на 20 %. Стоит ли это делать?

Столько всего было сказано и сделано за эти шесть недель. Появились навыки и уверенность в том, что выработка умения РИВ — не пустые слова, а действительно работающий механизм нарастающей эффективности. Запустив этот механизм однажды и прилагая незначительные усилия для поддержания его в работоспособном состоянии, можно пользоваться ежедневно открывающимися при этом возможностями всю жизнь. Все это, безусловно, способствует достижению успеха.

А можно ли все полученные знания по управлению временем обобщить и вывести понятную формулу успеха? Невероятная идея! Но она осуществима. Поэтому ответ: «Да, можно!». Такая формула уже сформулирована автором. Для того, чтобы пользоваться ею, не нужны знания в области высшей математике или квантовой физики. Все намного проще. Вам остался всего один шаг до этой формулы. Мы вместе выведем и проверим универсальные слагаемые успеха на заключительной, седьмой неделе наших занятий.

Задание: С помощью техники расстановки приоритетов с использованием принципа Парето выделить три приоритетных дела. С помощью следствия Храмова из закона Парето повысить в три раза степень эффективности выполнение этих дел.

Приложение: лист-задание «Техника расстановка приоритетов с использованием принципа Парето».

Саморазвитие #Тайм-менеджмент