Всем привет! Наверное, вы уже сделали первые шаги в управлении бизнес-процессами в домашних условиях, а значит, готовы приступить к более интересной части — к улучшению домашних процессов.

Если вы приняли решение разобраться с домашними процессами и аккуратно выполнили инструкции, значит у вас уже есть:

• Цели — вы знаете, чего хотите достичь в результате улучшения.
• Описание процесса — которое включает в себя то, с чего процесс начинается, чем заканчивается, какие операции и в каком порядке выполняются, что нужно для их выполнения и кто, собственно, это все делает.
• Показатели эффективности — вам известно, как и в чем измерять эффективность процесса.

Начинаем анализировать и оптимизировать.

Обойдемся без разрывов

Первое, что необходимо найти и устранить — это разрывы. Что такое разрыв? Это когда один из подпроцессов прерывается не имеющей к нему отношения операцией. Сложно? Отнюдь. На самом деле, вы отлично знаете, о чем я говорю. Вы начали мыть полы: вымыли в одной комнате и переходите к другой, но оказывается, что вы забыли пропылесосить здесь ковер, а без этого нет смысла мыть. Вы отставляете в сторону швабру и беретесь за пылесос. Вот вам и разрыв. Вы вынуждены отложить одно дело и заняться другим.

К разрывам относится все, что нас отвлекает. Телефонные звонки, интересные передачи по телевизору или «я только по-быстрому проверю почту» — все это прерывает процесс. Вроде бы, ну что тут страшного, но мы знаем, что «посмотрю одним глазком» или «только на минутку» часто превращается в 30-40-60 потраченных впустую минут.

Если говорить о прерывающих операциях из других процессов, то затраты здесь так же велики. В нашем примере вам необходимо отложить швабру, достать пылесос, включить его, чего-то там настроить и только тогда пропылесосить. Вы потратили несколько минут совершенно впустую! Здесь немного, там чуть-чуть... Так и складываются минуты в часы.

При этом вам еще потребуется приложить умственные усилия, чтобы переключится с одного дела на другое. В случае с интеллектуальными процессами такое переключение может отнять очень много времени, ведь вам всякий раз придется «настраиваться» для возвращения к прерванному процессу.

Разрывы из процесса нужно убирать. Для этого надо изменить порядок работ таким образом, чтобы каждый подпроцесс заканчивался результатом, который уже имеет некую ценность, т. е. сам по себе являлся продуктом. К примеру, если вы готовите пирог, одним из промежуточных продуктов и результатом одного из подпроцессов является тесто. А вот если вы вынуждены бросить приготовление теста ради другого дела — это разрыв.

Одно дело за один раз

Невозможно делать несколько дел одновременно. Нельзя одновременно, в один момент времени резать салат и вытирать пыль. Тем не менее мы стараемся выстраивать дела так, чтобы между ними не было временных потерь. К примеру, никто не будет сидеть и ждать, пока варятся сосиски. Эта операция выполняется без вашего участия, а значит можно спокойно заниматься другими делами. Таким образом, оптимизация порядка выполнения дел заключается в выборе такой последовательности дел, которая позволит избежать разрывов и ожиданий и выполнять работы единым потоком.

В управлении бизнес-процессами выполнение нескольких дел одновременно, а не последовательно называется распараллеливание, а устранение событий, когда мы сидим и ждем чего-то, или объединяем операции — схлопывание. Визуальное отображение процесса помогает обнаружить и устранить такие пункты.

Очень важно правильно вносить изменения. Крайне сложно просто взять и изменить привычный порядок дел. В таких ситуациях наиболее эффективно показывает себя... простой чек-лист. По сути, это список операций, выстроенный в том порядке, в котором необходимо их выполнять. Выполнили один пункт — отметили галочкой. Попробуйте этот простой, но очень эффективный способ организации.

Чем меньше дел, тем лучше

После того, как вы попробуете изменить порядок выполнения операций, вы наверняка заметите, что некоторые из них можно было бы и не делать. Это очень хорошо. Все лишнее надо убирать. Не оставляйте такие задачи просто потому, что так «исторически сложилось». Если есть возможность отказаться от одного из дел — сделайте это. Для этого, пробегая список или схему процесса глазами, задавайте простой вопрос применительно к каждой операции «Можно ли обойтись без этого?». Например, мы с женой часто спорим — нужно ли мыть овощи перед тем, как их чистить. С моей точки зрения, в этом нет необходимости, но она с этим не согласна, хоть и понимает, что это — совершенно лишнее действие :)

Еще один пример: если хорошо развесить постиранную футболку, потом не будет необходимости ее гладить.

Ищите любые возможности устранить лишние действия. Самые лучшие оптимизаторы — это великие лентяи :)

Одним из методов устранения лишнего является объединение операций. Самый лучший пример — чтобы сократить количество грязной посуды, приучите себя и окружающих споласкивать чашки/тарелки сразу после использования. Таким образом, одно простое действие экономит гораздо больше времени в будущем.
Кстати, самым лучшим советом касательно оптимизации уборки остается правило «чисто не там, где убирают, а там, где не мусорят».

Вместе веселее

Не надо все делать в одиночку. Привлекайте к домашним процессам семью и близких. Ваша задача — не только распределить дела между «участниками команды», но и установить правильный порядок выполнения. Каждый должен знать, что, в каком порядке и когда он делает.

Часто одним из возражений против делегирования обязанностей является «я сделаю это лучше». Такая позиция приводит к перегрузке, а значит, страдаете не только вы, но и результаты всего процесса. Оцените возможности своей команды, и вы найдете варианты для передачи части дел в другие руки. Поверьте, лучше потратить время на обучение, чем стараться все делать самому.

Совет, в эффективности которого я убедился на практике. Родители, дайте возможность детям проявлять самостоятельность. Никогда не раздражайтесь и не «отбирайте» дело у ребенка. С точки зрения управления процессами, обучение ребенка помощи по дому — это инвестиции в оптимизацию процесса. Уловили мысль? :)

Автоматизация

Обожаю всякие технические штуки и гаджеты! Они помогают автоматизировать огромное количество дел. И уж в делах домашних открывается простор для автоматизации. Проанализируйте, какие операции отнимают больше всего времени, и посмотрите, что предлагает рынок для их автоматизации. Если есть возможность отдать что-то на попечение автомата — сделайте это.

Но автоматизация — это не только выполнение неких операций машинами. Можно считать, что упрощение выполнения операций с помощью механизмов — это тоже автоматизация. Так получилось, что сейчас я хожу со сломанной рукой. И поверьте мне, жизнь с одной рукой существенно усложняется. Но на помощь приходит живой ум и знание об автоматизации. К примеру, я поменял шнурки на ботинках на специальные, резиновые. Достаточно потянуть за клапан и готово!

Кстати, вот хороший пример того, как знания в одной области можно применить в другой. И это также один из способов оптимизации процессов. Знание о «быстрых шнурках» пришло из области спорта. Такой способ используется в кроссовках для триатлона, чтобы не терять время на смену обуви в транзитных зонах. Если подумать, проблема, которая привела к изобретению резиновых шнурков, и моя текущая проблема — схожи. Скорость и удобство шнуровки обуви взаимосвязаны. Ищите схожие проблемы в других сферах и, возможно, вы найдете интересные и эффективные решения.

Тема следующей статьи по управлению бизнес-процессами в домашних условиях пока открыта! Пишите свои пожелания, о чем бы вы хотели узнать?
Вы можете написать свои пожелания в комментариях или на сайте моего блога.

Архив номеров #Продуктивность #Эффективность